Customer Service Officer (M/V/X)

Je stuurt het tenderproces aan voor klanten in samenwerking met je leidinggevende:

• Je reageert op aanbestedingen.
• Je verzamelt de benodigde informatie van de klant en werkt samen met de verschillende interne afdelingen.
• Je werkt samen met je leidinggevende om de P&L op te stellen en goedkeuring te vragen.
• Je stelt de prijzen op in overeenstemming met de goedgekeurde P&L.
• Je onderhandelt over prijzen met de klant, zoekt naar alternatieven in directe kosten: wijzigen van het recept, intern overleggen over de verkoopprijs per minuut arbeid of over de prijs van grondstoffen (full cost).
• Je controleert het contract op conformiteit, commercieel en juridisch.
• Zodra de aanbesteding is gewonnen, organiseer je de opstart en vervolgens zorg je voor de follow-up van de klant

Je verzorgt de commerciële relatie met de toegewezen klanten:

• Je neemt deel aan de analyse van de cultuur, marktpositionering, prioriteiten en behoeften van de klant in samenwerking met je leidinggevende.
• Je verzorgt alle lokale contacten met de klant, je escaleert naar je leidinggevendein geval van ernstige problemen.
• Je informeert de interne afdelingen over wijzigingen en organiseert vergaderingen.
• Je zorg voor een goed gegevensbeheer door de interne software up-to-date te houden, de operationele uitvoering te controleren en aan te passen aan veranderingen.
• Je reageert op ad hoc verzoeken van klanten, met voorafgaand intern overleg (Operations) en betrekt het lijnmanagement bij niet-standaard verzoeken.
• Je coördineert, organiseert en woont alle commerciële evenementen voor je klanten bij (audits, rondleidingen, maaltijdpresentaties, productielanceringen, ...).
• Je volgt betalingsherinneringen op en stelt kredietnota's op, ...
• Je stelt prijslijst op en bewerkt ze jaarlijks of indien nodig voor elke klant.

Je behandelt klachten van klanten en je neemt deel aan kwaliteitsverbetering, om de toegewezen klanten tevreden te stellen:

• Je ontvangt de klacht rechtstreeks van de klant. betrekt de betrokken afdeling en bepaalt het type klacht.
• Je onderzoekt de oorzaak intern.
• Je werkt mee aan het vinden van een oplossing met de betrokken interne diensten en in overeenstemming met de wetgeving en het contract.
• Je beantwoordt de klant en stelt binnen 48 uur een rapport op voor de klant rekening houdend met de sancties.
• Je implementeert nieuwe interne procedures en volgt op.
• Je informeert je leidinggevendeover de lopende klachten.
• Je anticipeert op klachten: controle van magazijnvoorraden, controle op naleving van klantspecificaties in Operations, etc.