Management Assistant

Dagwerk, onbepaalde duur - Online sinds 2019-10-08
Functieomschrijving

ICTS Belgium is een onderdeel van ICTS Europe. Met operationele centra op Brussels Airport, Charleroi en Redu, is ICTS Belgium gespecialiseerd in het leveren van beveiligingsdiensten aan luchthavens, luchtvaartmaatschappijen, zakelijke, particuliere en openbare klanten.

Voor ons hoofdkantoor in Zaventem zijn wij dringend op zoek naar een

Management Assistant (m/v)

Functie

  • Je beheert de inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post, fax);
  • Je agendeert, voorbereidt en neemt notules van besprekingen en vergaderingen;
  • Je werkt van memo’s, brieven, verslagen en rapporten uit;
  • Je fungereert als aanspreekpunt, zowel intern als extern;
  • Je zorgt voor het onthaal van de bezoekers;
  • Je zorgt voor de opstelling en de opvolging van de facturen;
  • Je maakt rapporten aan naar management toe;
  • Je biedt ondersteuning aan op andere personeelsgerelateerde activiteiten zoals payroll (input van de prestaties).

ICTS Belgium fait partie d’ICTS Europe. Avec des centres opérationnels à l’aéroport de Bruxelles, de Charleroi et à Redu, ICTS Belgium est le fournisseur spécialisé de services de sécurité aux aéroports, aux sociétés aéroportuaires, aux entreprises privées et publiques et aux particuliers.

Pour notre siège situé à Zaventem, nous sommes à la recherche urgente d’un(e)

Management Assistant (h/f)

Votre fonction

  • Vous gérez les communications entrantes et sortantes (téléphone, e-mail, courrier, fax) ;
  • Vous vous occupez de l’agenda, de la préparation et de la prise de notes lors de concertations et réunions ;
  • Vous élaborez des notes, courriers et rapports ;
  • Vous êtes le premier point de contact, aussi bien interne qu’externe ;
  • Vous vous occupez de l’accueil des visiteurs ;
  • Vous vous occupez de la mise en place des factures et de leur suivi ;
  • Vous réalisez des rapports pour le management ;
  • Vous apportez également votre support pour des activités liées à la gestion du personnel tel que la gestion de la paie (encodage des prestations).

Profiel

Profiel

  • Je behaalde een bachelor diploma (of gelijkgesteld door ervaring) en je hebt een eerste werkervaring in een gelijkaardige functie(ervaring binnen de financiele sector is ook een plus);
  • Je kan vlot overweg met de courante MS-Office toepassingen (Word, Excel,…)en je bent in staat om op korte termijn andere softwaretoepassingen aan te leren ;
  • Je drukt je vlot uit in het Frans en Nederlands, kennis Engels is een plus ;
  • Je bent administratief sterk onderlegd: je werkt ordelijk, stipt en nauwkeurig ;
  • Je bent servicegericht en koppelt luistervaardigheid aan een aanstekelijk enthousiasme ;
  • Je bent stressbestendig en flexibel;
  • Je kan het takenpakket zelfstandig en efficiënt afhandelen;
  • Je hebt verantwoordelijkheidszin;
  • Je bent nieuwsgierig, leergierig et toont interesse om je taken te diversificeren in verband met de behoeften van het terrain.

Votre profil

  • Vous disposez d’un bachelier (ou équivalent selon l’expérience) et d’une première expérience dans une fonction similaire(une expérience en finance est également un plus) ;
  • La suite MS-Office (Word, Excel, …) n’a pas de secret pour vous et vous démontrez l’envie d’apprendre d’autres logiciels à court terme;
  • Vous vous exprimez couramment en Français et en Néerlandais, la connaissance de l’Anglais est un plus;
  • Vous faites du travail administratif une force et travaillez de manière ordonnée, précise et rigoureuse;
  • Vous êtes orienté service et vous associez vos capacités d’écoute à votre enthousiasme communicatif;
  • Vous êtes résistant face à la pression et flexible;
  • Vous gérez l’ensemble des tâches de manière autonome et efficace ;
  • Vous avez le sens des responsabilités ;
  • Vous êtes curieux de nature, aimez apprendre et vous montrez de l’intérêt à diversifier vos tâches en fonction des besoins spécifiques liés au terrain.

Technische Competenties

Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Brieven, verslagen, nota?s, ... opstellen en redigeren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Professionele informatie en reglementering bijwerkenDocumenten archiveren en klasseren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiserenTelefonische oproepen en bezoekers filteren

Soft Skills

Ik blijf kalm of werk zelfs nog beter als het heel druk is, als ik opgejaagd word.
Ik kan nieuwe informatie opnemen en toepassen.
Ik werk precies, grondig en zorgvuldig binnen de afgesproken tijd.
Ik heb geen hulp nodig om mijn taak goed te doen
Ik kan met anderen samenwerken aan één taak met één doel. We helpen elkaar daarbij en we komen op voor elkaar.
Ik kan een vooropgesteld resultaat bereiken met de afgesproken kwaliteit
Ik kan gemakkelijk mensen aanspreken en contacten onderhouden.
Ik kan me goed aanpassen als de werkomgeving, de mensen, de arbeidsregeling verandert.
Ik houd rekening met de wensen en de behoeften van klanten, kennissen en vrienden. Ik respecteer de mening van de klant.

Aanbod

Wij bieden

  • Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extra-legale voordelen ;
  • Een uitdagende functie in dynamische omgeving waar je de mogelijkheid krijgt om je verder te ontwikkelen;
  • Je komt terecht in bedrijf waar de menselijke dimensie centraal staat.
Nous offrons
  • Un salaire attractif complété par des avantages extra-légaux ;
  • Une fonction remplie de challenges dans un environnement dynamique, où vous avez l’opportunité de vous développer davantage ;
  • Une entreprise où la dimension humaine occupe une position centrale.

Leverancier

Vereiste studies
  • Professionele bachelor
  • Talenkennis
  • Engels (goed)
  • Frans (zeer goed)
  • Nederlands (zeer goed)
  • Contract
  • Gewoon contract.
  • voltijds
  • Plaats tewerkstelling
    bosstraat
    30

    1930
    ZAVENTEM

    Management Assistant

    bosstraat 30 1930 ZAVENTEM
    Waar en hoe solliciteren?
    Solliciteren met CV.
    Motivatiebrief toevoegen.
    Per email:
    recruitment.bru@ictseurope.com

    Interesse?

    Stuur vandaag je CV en motivatie t.a.v. Julie Porreweck naar recruitment.bru@ictseurope.com

    ---

    Faites nous directement parvenir votre CV et vos motivations à l’attention de Julie Porreweck à l’adresse

    suivante : recruitment.bru@ictseurope.com

    Contact:
    MVR
    Julie Porreweck

    VDAB-Vacaturenummer:
    60093009